INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

La ley 1581 de 2.012 desarrolló “el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2.012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, 8DIEZ12, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y colaboradores, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales

OBJETO

Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales por parte de INTERTROPICAL, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

•          Razón social: INTERTROPICAL
•          Oficina principal: Condominio las Margaritas, c8c
•          Domicilio principal: Pereira - Risaralda - Colombia
•          Teléfono: 3155583318
•          Página web principal: www.intertropical.co
•          Email: protecciondedatos@intertropical.co

INTERTROPICAL, es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y colaboradores, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

ALCANCE

El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios (en lo pertinente) de INTERTROPICAL los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de INTERTROPICAL. Si a futuro, otras personas jurídicas entran a formar parte de INTERTROPICAL, el manual aplicará a aquellas.

El presente manual no aplicará a:

• a. A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
• b. A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• c. A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
• d. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
• e. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

DEFINICIONES

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

• a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• c. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
• d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
• e. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• f. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.

PRINCIPIOS

Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los parámetros generales mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente a los datos personales de las personas a las que le es aplicable el tratamiento de sus datos:

• a. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de  INTERTROPICAL debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
• b. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o pulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• d. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de  INTERTROPICAL, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• e. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de pulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• f. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por  INTERTROPICAL, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

TRATAMIENTO A QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO.

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta  INTERTROPICAL en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios de  INTERTROPICAL

TRATAMIENTOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN:

• • Procesar
• • Confirmar
• • Cumplir
• • Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros
• • Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios
• • Realizar transacciones
• • Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policiva o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros
• • Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación • Recolección
• • Almacenamiento
• • Grabación
• • Uso
• • Circulación
• • Procesamiento
• • Supresión
• • Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos
• • Registros contables
• • Correspondencia
• • Realizar transacciones
• • Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas

TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS:

• • Efectuar el pago de dividendos.
• • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
• • Contactos.
• • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES:

• • Para fines comerciales.
• • Contabilización.
• • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
• • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
• • Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
• • Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
• • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES:

• • Para fines comerciales.
• • Ofrecimiento de bienes y servicios.
• • Publicidad y mercadeo.
• • Alianzas comerciales.
• • Contabilización.
• • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
• • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
• • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
• • Facturación.

TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS, TRABAJADORES RETIRADOS, PENSIONADOS Y CANDIDATOS A OCUPAR VACANTES:

• • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
• • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
• • En el caso de requerimientos judiciales y legales.
• • Contabilización y pago de nómina.
• • Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
• • Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
• • Realizar transacciones.
• • Pago de beneficios extralegales.
• • Auditorias.
• • Análisis estadísticos.
• • Mantener base de datos de candidatos.
• • Capacitación y formación.
• • Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

AUTORIZACIÓN.

La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información. Basado en lo anterior y a través de este manual, se implementa los mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular de la información.

MECANISMOS PARA OTORGAR AUTORIZACIÓN.

La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización.

Teniendo en cuenta lo anterior,  INTERTROPICAL deja de presente que la autorización en todo caso será mediante documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no obsta que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización.

 INTERTROPICAL, velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.

A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información o de su representante en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el hecho que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso específico que se dará a los mismos, y además:

• • La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el Encargado del tratamiento).
• • Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles.
• • La finalidad del tratamiento de los datos.
• • Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

INTERTROPICAL en su calidad de Responsable y de Encargado del Tratamiento dispondrá de los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de los mismos.

AVISO DE PRIVACIDAD.

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.

CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

• a. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable o del Encargado del Tratamiento.
• b. El Tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• c. Los mecanismos dispuestos  INTERTROPICAL para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

• a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales  INTERTROPICAL en su calidad de Responsable y Encargado del tratamiento.
• b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a  INTERTROPICAL
• c. Ser informado por  INTERTROPICAL respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
• e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE intertropical CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN SU CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.:

• a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• c. Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• d. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• f. Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• g. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• h. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
• i. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• j. Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Cualquier reclamo de calidad que se presente después de ser usado el producto, será analizado por INTERTROPICAL; con un plazo de respuesta de 15 días hábiles después de presentada la reclamación.

Ninguna garantía aplicara si el producto presenta daños por mal uso del Usuario.

www.intertropical.co procederá a reponer, reparar o reembolsar el dinero del producto. En el caso en que se deba reponer el bien por otro igual o de las mismas características, se procederá a su reposición dentro de los diez (15) días hábiles siguientes, después de la recepción del producto por parte del proveedor.

La reparación se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la entrega del bien para la reparación. En caso en que se deba hacer la devolución de dinero, este se realizara de la siguiente manera: A partir del día siguiente de la aceptación de la garantía, www.intertropical.co tiene hasta 25 días para efectuar el reembolso. Si el bien no admite reparación o se repita la falla del producto, se le informara al consumidor su decisión sobre la forma de hacer efectiva la garantía, ya sea con la devolución del dinero o con el cambio del bien por otro idéntico o por uno de las mismas características.

En caso de que un producto adquirido a través de www.intertropical.co presente problemas de funcionamiento o daños después de su recepción, el cliente podrá contactarse a través de www.intertropical.co dentro de las 48 horas siguientes y solo en este caso y dentro del término establecido se realizara el cambio inmediato del producto sin garantía después de que se verifique el daño o problemas de funcionamiento.

Cambios y devoluciones.

INTERTROPICAL permite el cambio de articulo por: 1) Defectos, en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la compra, (Siempre y cuando estos no hayan sido usados, dañados, o se haya efectuado previamente un cambio por los conceptos anteriores). Para ello es necesaria la presentación del artículo con TODAS sus etiquetas (internas y externas). Este tipo de cambio no aplica para productos de consumo tales como: Bolsas de café.

Los cambios de los artículos se realizan por el valor facturado.

El artículo no debe haber sido usado o dañadao Debe conservar las etiquetas originales, debe devolverse en el empaque original.

Una vez que el Usuario haya solicitado la devolución del producto y esta es aceptada por INTERTROPICAL, se le dará la opción de bono.

Bono: Este bono tiene vigencia de 3 meses, no es acumulable y deberá usarse en una sola compra. La duración del reembolso es de hasta 5 días hábiles.

Política de Privacidad.

INTERTROPICAL, con domicilio en Pereira, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales. Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que impide el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos. El detalle completo de esta información, la puede encontrar en nuestra sección de Políticas de Privacidad.

Propiedad Intelectual.

Todo el contenido incluido o puesto a disposición del Usuario, incluyendo textos, graficas, logos, iconos, imágenes, archivos de audio y cualquier otra información en el sitio es de propiedad exclusiva de INTERTROPICAL o ha sido licenciada al Sitio por los proveedores, razón por la cual, nadie puede divulgar, vender, reproducir, y/o comunicar la información acá expuesta total o parcial sin previa autorización de la empresa.

INTERTROPICAL es una empresa respetuosa de las leyes y no pretende aprovecharse de la reputación de terceros, apropiándose de la propiedad intelectual por ellos protegida. Por lo anterior contamos con herramientas que buscan asegurar que productos que se adquieran a través de nuestra página hayan ingresado legalmente al país.

Advertencia: Las descripciones y fotografías de los productos se realizan con base en un trabajo periodístico y de fotografía real. Sin embargo, algunas imágenes publicadas pueden tener fines publicitarios.

Responsabilidad de INTERTROPICAL

INTERTROPICAL hará lo posible dentro de sus capacidades para que la transmisión del Sitio sea ininterrumpida y libre de errores. Sin embargo, dada la naturaleza de la Internet, dichas condiciones no pueden ser garantizadas. En el mismo sentido, el acceso del Usuario a la Cuenta puede ser ocasionalmente restringido o suspendido con el objeto de efectuar reparaciones, mantenimiento o introducir nuevos Servicios. INTERTROPICAL no será responsable por pérdidas (i) que no hayan sido causadas por el incumplimiento de sus obligaciones; (ii) lucro cesante o pérdidas de oportunidades comerciales; (iii) cualquier daño indirecto.

Términos de la ley.

Este acuerdo será gobernado e interpretado de acuerdo con las leyes de Colombia, sin dar efecto a cualquier principio de conflictos de ley. Si alguna disposición de estos Términos y Condiciones es declarada ilegal, o presenta un vacío, o por cualquier razón resulta inaplicable, la misma deberá ser interpretada dentro del marco del mismo y en cualquier caso no afectará la validez y la aplicabilidad de las provisiones restantes.

Notificaciones.

Cualquier comentario, inquietud o reclamación respecto de los anteriores Términos y Condiciones, la Política de Privacidad, o la ejecución de cualquiera de éstos, deberá ser notificada por escrito a la siguiente dirección: Condominio las Margaritas C8C, Crucero de Combia, Pereira Risaralda, Colombia